Boj s časom

Každý z nás by chcel mať čo najviac času. Na prácu, premýšľanie, na odpočinok aj zábavu. Fakt však je, že na jeho nedostatok sa sťažuje takmer polovica obyvateľov priemyselne vyspelých krajín, zatiaľ čo napríklad na nedostatok peňazí len štvrtina.

Nepríjemný pocit časovej tiesne sa začal v našich životoch udomácňovať najmä s nástupom informačných technológií a zrýchlením životného tempa. Dnes musíme stihnúť spracovať oveľa viac podnetov a reagovať na ne flexibilnejšie ako povedzme pred dvadsiatimi rokmi, ak chceme udržať krok s konkurenciou.

V dôsledku tohto tlaku vznikla koncom minulého storočia teória time manažmentu. Odborníci, ktorí ju rozvinuli, sa snažili uľahčiť život ľuďom, ktorí trpia nedostatkom času tým, že pre nich rozvinuli techniky efektívneho riadenia. Upozorňovali na chyby v organizácii práce, učili ich podrobne plánovať jednotlivé činnosti a spolupracovať v tíme.

Všetko sa precízne analyzovalo do najmenších detailov s cieľom dosiahnuť čo najväčší výkon, možno až príliš. Mnohí zaneprázdnení ľudia trávili hodiny precíznym plánovaním a potom trpeli výčitkami svedomia, keď sa im jednotlivé naplánované kroky nedarilo realizovať.

Človek je len človek

Vznikla potreba vytvoriť úplne nový time manažment na ľudskejších princípoch, ktorý funguje podľa hesla: Prosperita sa začína tam, kde sa začína spokojnosť. Na čo nám sú čoraz väčšie výkony, ak výsledkom je len stres a čoraz menej radosti zo života?

Podľa odborníčky na time manažment Zory Pauliniovej je snaha o prílišný perfekcionizmus skôr nevýhodou ako výhodou. „Často sa s takýmto postojom stretávam najmä u manažérov na strednej úrovni, ktorí príliš kontrolujú svojich podriadených,“ tvrdí. „Vedúci sa stáva tým, kto zabúda na stratégie a ciele, namiesto toho sa snaží predpísať všetky kroky a postupy a následne sa zahltí vyčerpávajúcou kontrolou svojich ľudí. Takíto šéfovia chcú vedieť všetko o všetkom a o každom a zabúdajú na to, že manažér je predovšetkým človek, ktorý riadi ľudí s rôznymi kompetenciami a tým získava pridanú hodnotu.“

Pritom podriadení, ktorí nemajú dostatok voľnosti, automaticky strácajú motiváciu, čiže ich výkon namiesto toho, aby stúpal, klesá. Veď koho by bavilo vykonávať len príkazy nadriadeného a podávať mu hlásenie o každom svojom kroku?

Ak sa sami dostaneme do takejto pozície, mali by sme šéfovi – perfekcionistovi taktne naznačiť, že potrebujeme viac voľného priestoru. „Aj keď to znie akokoľvek zvláštne, neraz sme nútení manažovať nielen svojich podriadených, ale aj nadriadených,“ uznáva Zora Pauliniová. Človek nie je stroj. Každý z nás má svoje vlastné tempo práce, svoje silné aj slabé stránky. Tie treba rešpektovať u tých, s ktorými pracujeme, ale predovšetkým aj u seba.

Práca nie je všetko

Pri plánovaní jednotlivých úloh by sme mali vždy počítať s určitou flexibilitou. To znamená, že ak si podrobne naplánujeme denný program a potom sa nám ho nepodarí bod za bodom zrealizovať, mali by sme zvážiť, ktoré úlohy sú naozaj aktuálne a ktoré môžeme presunúť do ďalších dní.

„Ak pracujeme v turbulentnom prostredí, ktoré každý deň prináša zmeny, je dobré naučiť sa robiť si zálohové plánovanie alebo plánovanie v alternatívnych scenároch,“ odporúča Pauliniová. Moderný time manažment upúšťa od príliš podrobných denných plánov a radí plánovať si čas v týždenných periódach. Stačí si napísať na papier, čo všetko chceme od pondelka do nedele stihnúť, pričom je fajn naplánovať si nielen pracovné, ale aj voľnočasové aktivity, ako je zábava, šport, návšteva priateľov a rodinné oslavy.

Ak uprednostňujeme prácu pred súkromím, skôr či neskôr nám hrozí, že sa náš život dostane do nerovnováhy. Keď si pre kariéru pokazíme vzťah s partnerom alebo zdravotný stav, je to pre nás z celoživotnej perspektívny oveľa väčšia katastrofa, ako keby sme pohoreli v práci.

Čo je prvoradé?

Skutočne dôležité aktivity nás posúvajú bližšie k strategickým cieľom, ktoré sú pre našu spokojnosť podstatné. Bohužiaľ, podľa psychologických prieskumov im väčšina ľudí reálne venuje len dvadsať percent svojho času. Zvyšných osemdesiat percent zaberajú vedľajšie aktivity, do ktorých nás tlačí okolie. Psychológovia si všimli, že takmer všetci máme tendenciu uprednostňovať tieto „otravné maličkosti“ pred náročnými dôležitými úlohami. A to je chyba. Takýmto spôsobom strácame drahocenný čas na nepodstatné veci namiesto toho, aby sme riešili tie podstatné.

Aby sme donútili myseľ sústrediť sa na dôležité záležitosti, môžeme využiť takzvaný Eisenhowerov princíp. Ide o posúdenie vecí podľa naliehavosti (ako nám „horia“) a dôležitosti (aké sú pre nás významné). Potom si rozpíšeme všetky úlohy do štyroch kolónok. Pod písmenom A zaradíme dôležité a naliehavé úkony, pod písmenom B dôležité, ktoré nie sú až také naliehavé, pod písmenom C nedôležité, ale naliehavé a pod písmenom D nedôležité a zároveň nie veľmi naliehavé. Toto poradie by nám malo pomôcť ujasniť si, čomu sa treba v prvom rade venovať a čo môže počkať. Nedôležité záležitosti z kolónky C a D je lepšie delegovať na druhých alebo skrátiť čas, ktorý im venujeme, na minimum.

Žiť tu a teraz

Cesta k naplneniu našich túžob je rovnako dôležitá ako samotný cieľ. Ľudia, ktorí dokážu prijímať každý nový deň ako dar a prežívať ho naplno bez ohľadu na okolnosti, sú vždy spokojnejší ako tí, ktorých myseľ stále preskakuje medzi minulosťou, prítomnosťou a budúcnosťou. Tajomstvo ich spokojnosti je v umení koncentrácie, vďaka ktorému dokážu všetko, čomu sa venujú, zvládať na sto percent a nemrhať pritom drahocenným časom.

Žiť podľa tohto modelu je však ťažšie, ako sa môže na prvý pohľad zdať. Väčšina z nás na to nemá dosť vnútornej sebakontroly. A tak pri jedle premýšľame o práci, ktorá na nás čaká po obedňajšej prestávke, pri umývaní riadu skúšame dieťa z anglických slovíčok, na prechádzke riešime s manželom rodinný rozpočet a nič, čo práve robíme, nerobíme poriadne. My ženy sme síce vybavené mozgom, ktorý nám umožňuje zvládnuť na rozdiel od mužov viacero aktivít naraz, ale aj naše schopnosti majú svoje hranice.

Ak je naša pozornosť príliš rozptýlená, každá aktivita nás stojí veľa námahy a rýchlejšie sa unavíme. Nečudo, že pritom máme pocit, že máme málo času. Namiesto toho, aby sme ho vedome usmerňovali, nám totiž nekontrolovane uniká. Usporiadať tento chaos stojí veľa námahy, ale výsledok stojí za to.

Na posilnenie koncentrácie nám môžu pomôcť cvičenia z jogy, meditácie alebo autogén-ny tréning u psychológa. Môžeme začať napríklad tým, že pri určitých jednoduchých činnostiach zapojíme viac zmyslové vnímanie. Napríklad pri sprchovaní sa koncentrujeme na to, ako nám príjemne steká voda po tele, pri jedle si naplno vychutnáme chuť jednotlivých potravín, pri dýchaní sledujeme, ako nám vzduch napĺňa pľúca.

Neskôr môžeme prehĺbiť schopnosť koncentrácie pri zložitejších úkonoch, hľadať v nich podnetné zaujímavé prvky, ktoré nás obohacujú. Keď sa dostaneme do štádia, že si budeme vedieť vedome vychutnať všetko, čo nám život prináša, zrazu možno zistíme, že už nemusíme bojovať s časom. Tým, že mu dokážeme venovať viac vedomej pozornosti, s ním dokážeme harmonicky splynúť.

Dôležité je vedieť vypnúť
Jana Poprendová, marketingová manažérka hotela Falkensteiner:

Som členom pre-opening tímu s cieľom spustiť nový štvorhviezdičkový hotel už počas tejto zimy. Preto, úprimne povedané, nikdy nemám dosť času na pracovné úlohy. Ale bez akéhokoľvek time manažmentu by to bolo ešte horšie. Musím si správne rozdeliť každý pracovný deň tak, aby som sa mohla venovať potenciálnym klientom aj svojmu tímu a strategickým úlohám. Mojím pomocníkom je pritom elektronický diár, ktorý je zároveň aj elektronickým kalendárom a zároveň ho využívam na komunikáciu s kolegami. Sebakriticky musím uznať, že jednou z chýb ľudí, ako som ja, ktorí sa snažia pracovať na stodvadsať percent, je, že si myslíme, že jedine my dokážeme pracovať perfektne, čo je často na škodu veci. Inak pracovný stres sa snažím kompenzovať tým, že v súkromí odkladám „masku“ manažérky a užívam si svoj voľný čas naplno. Podľa mňa je veľmi dôležité vedieť vypnúť a nájsť si čas na seba a svojich blízkych.

Práca je mojím hobby
Mariana Veiglová, riaditeľka cestovnej kancelárie TUI ReiseCenter Slovensko

V poslednom období mám pocit, že mám stále menej času. V pracovnom procese nie je pre mňa vždy ľahké určiť si, ktorá pracovná úloha je v danom momente práve najdôležitejšia. Túto dilemu sa snažím riešiť podľa momentálnej situácie. V krízových momentoch je podľa mňa najdôležitejšie, aby sa všetko vyriešilo k spokojnosti klienta, čo nie je vždy najľahšie. Človek musí byť diplomat a niekedy stihnúť i viac úloh naraz. Našťastie, ak máte okolo seba tím kolegov, na ktorých sa dá spoľahnúť, čo v mojom prípade aj platí, tak sa dá všetko zvládnuť. Keď sa zamyslím nad tým, ako vlastne žijem, väčšinou musím skonštatovať, že často venujem viac času práci ako súkromiu, nepociťujem to však ako niečo nepríjemné. Výhodou môjho povolania je, že sa v ňom dajú často spojiť pracovné aktivity so súkromnými, čo, samozrejme, aj využívam. Mám šťastie, že si môžem povedať, že moja práca je zároveň aj mojím hobby.

Zlozvyky, ktoré nás (nielen) v práci okrádajú o čas

• snaha zvládnuť viac podnetov, úloh naraz,
• rozhodovanie bez hlbšieho zamyslenia,
• nerešpektovanie prirodzených vlastností mysle, ako je obmedzený čas na koncentráciu alebo potreba duševného oddychu,
• uprednostňovanie maličkostí pred vecami, ktoré sú skutočne dôležité,
• negativistický pohľad na seba i svoje okolie.

Ako získať čas v domácnosti?

• Všetky domáce aktivity plánujte ako rodina, teda spolu s manželom a deťmi.
• Ak nie je pre vás žehlenie relaxáciou, jednoducho nežehlite.
• Ak nestíhate upratovať, skúste zistiť, či sa dá minimalizovať rozhadzovanie a vznik neporiadku, napríklad výberom lepších úložných priestorov.
• Doprajte svojim deťom všetko, čo im patrí, vrátane rozdelenia povinností. V živote sa im trochu viac samostatnosti len zíde.
• Naučte sa prepínať a vypínať. Neumytý riad počká, ale pekné počasie (najmä na jeseň), keď sa dá vybehnúť von na prechádzku alebo na bicykli, určite nie.
• Keď všetko stíhate, ale aj keď nestíhate, odmeňte sa tak často ako sa len dá nejakou príjemnou aktivitou. Neplánujte si len povinnosti, ale aj milé činnosti ako chvíľku oddychu, posedenie pri knižke, čiernu hodinku s deťmi či návštevu divadla.

Tip pre uponáhľaných

Kniha odborníka na techniky duševnej práce Petra Pacovského Člověk a čas vysvetľuje princípy moder-ného time manažmentu. Naučí vás zvládať emócie a stres spojené s nedostatkom času a postarať sa o dobré pocity aj v nepriaz-nivých podmienkach. Vydalo vydavateľstvo GRADA.

Autor: k téme sa vyjadruje konzultantka spoločnosti Excellent training Zora Pauliniová